כך מנהלים ספרים

לקוחות נכבדים,

אני חוזרת מקורס מדהים בנושא ”ניהול ספרים“ עם תודעה מוגברת ומסר אליכם. למעשה, נושא זה כמעט שלא השתנה בארבעים השנים האחרונות ומדדה הרבה אחר מהפיכת המחשוב.

”ניהול ספרים“ הוא כינוי שהדביקו אנשי המס ורואי החשבון לכל נושא רישום פנקסי החשבונות (קבלות, חשבוניות, הזמנות וכולי).

הנושא כלל לא פשוט, ובטח שלא ניתן לסוקרו בגיליון אחד. לכל עסק יש את החליפה המתאימה לו מבחינת הדרישות החוקיות ממנו, אבל בהחלט, יש דברים משותפים שנכונים לכל עסק.

עם כל אחד ואחת מכם ערכתי פגישה והסברתי את הדרישות הצפויות, את רובכם בדקתי והערתי ותיקנתי.

כעת קראו והשיבו בכנות-

כמה אתם מודעים, והאם בוודאות אתם מיישמים את הדרישות החוקיות שיש למדינה מכם?

שלכם, לין זלניק נמרודי

איורים: איתן זלניק, עדן זלניק, עריכה: לין זלניק נמרודי

להקדים תרופה למכה

סמנו אחד מן השניים-

איזה חיסון הוא הטוב ביותר נגד הסתבכות עם רשויות המס:

א. להתנזר ולא לפתוח עסק כלל,

ב. לעמוד בכל דרישות החוק.

בני אנוש מבקשים להתקיים ולחיות ולהביא את הפוטנציאל שלהם לכדי הגשמה. הם פותחים אותו או מצטרפים אליו מתוך מטרה שיש עמה חיים, או ליתר דיוק חיו­ּת. בהתלהבות רבה הם מסמנים מטרה וחותרים אליה במלוא המרץ אך במוקדם או במאוחר, הם מגלים שמשחק העסקים מכיל מכשולים שחלקם הציבה להם המדינה בחוקים שכל בעל עסק חייב להכיר ולפעול לפיהם.

כך קם העם שנקרא ’רואי חשבון‘ או ’יועצי מס‘. והוקמו אגפי מס הכנסה, מע“מ ובטוח לאומי, שבהם מועסקים ’מפקחי מס‘, ’רכזים‘ ו‘פקידי שומה‘, והוקם מערך שלם של מנהלה (על חשבון המדינה ועל חשבונכם). הכל במטרה לאכוף את ביצוע החוקים…

אז בראש ובראשונה אתם מעסיקים אותי כדי לוודא שלא תסתבכו עם רשויות המס. אלא, שעליכם לזכור כי אתם האחראים הבלעדיים על ניהול הספרים התקין שלכם, ואני קיימת אך ורק לשם הדרכה ותיקון במידת הצורך.

המחוקק הסמיך את מס הכנסה לחוקק הוראות לניהול פנקסי חשבונות, ואכן בשנת 1973 נכתבו ופורסמו אלה. הוראות שלעיתים מיושנות ולא משקפות מצבים מציאותיים, אבל את הרשויות זה לא מעניין. לדידם, אם עוסק לא עמד בהוראות שהציבו לו, בהנחה ש‘תפסו‘ אותו על חם, הרי שהוא נחשב ל‘שקרן‘ ואין לסמוך על הפנקסים שלו. הפנקסים שלו נפסלים ומס הכנסה ממנה כלכלן שבודק כמה עסק כזה אמור להרוויח בענף הזה, ולרוב, בקשר קלוש למציאות מְמַסים אותו לפי ’מיטב השפיטה‘ בסכומים מופקעים. ואז מתחיל מסע השכנוע ואכן, מס הכנסה מוכן לשמוע ולהשתכנע. רואה חשבון טוב יביא את רשויות המס לרדת מהעץ הגבוה שלהם, ואת הלקוח להבין שעליו לשלם את המס שממילא היה צריך לשלם אלמלא העלים מס.

הסנקציות של מס הכנסה עלולות להמיט כליה על עסק ולגרום פשיטת רגל לעוסק. זה מתחיל משלילת הפטור מניכוי מס במקור, (לעיתים יגרום לכל העסקאות להיות לא כדאיות), העלאת שיעור המקדמות (מס הכנסה מאבד אמון ודורש יותר), שני אלה לבדם יוצרים לחץ נוראי להסכים לסכומים המופקעים שקבע מס הכנסה, וזה ממשיך למחיקת ההפסדים משנים קודמות, אי הכרה בהוצאות מסוימות, מיסוי במדרגות מס גבוהות יותר ממה שהחוק קובע ומיסוי גבוה יותר משך שנתיים העוקבות לשנת הפסילה.

לחטט לכם בארנק?

ביום בהיר אחד (או שלא כל כך בהיר), נוחתים עליך פקידי מס הכנסה לביקורת ניהול ספרים. מה אתה עושה ?

ראשית, סתום  את הפה! ככל שתנדב פחות פרטים, תזכה לסיכויים גבוהים יותר לצאת מכך בשלום. ככל שתרבה בדיבור יגדלו הסיכויים להסתבך. הנטייה הגדולה היא להראות שאנחנו ‘בסדר‘ (כי אנחנו יודעים שאנחנו לא רמאים) ואז אנו מוסרים מידע על כל דבר שנעשה בין אם נשאלנו ובין שלא. ייתכן שאתה חושב שאתה נוהג כהלכה ואין בך ספק שכך. ואתה אומר: ’יש פה צ‘קים לביטחון שאף פעם לא הוצאנו עליהם קבלה‘. הממ… זו עילה לפסול ספרים ועוד לכל השנים אחורה. ’יש בארנק כמה צ‘קים שעדיין לא הוצאתי עליהם קבלה (שכחתי)‘, ובום! מה שנראה עניין פעוט, יהיה בעיני מס הכנסה ליקוי מהותי ועילה לפסילת ספרים.

טיפ: ניתן לקרוא לי להגיע ולייצג אותך, לדבר במקומך, ככל שאוכל להיות זמינה בפרק הזמן המידי אגיע לבית העסק. בעת דרישתך, חייבים מפקחי המס חייבים לחכות  לבוא רואה החשבון.

שנית, עליך לדעת שאתה זכאי לפרטיות. ייתכן שיבקשו ממך לפתוח את הארנק, אך אין זה מחובתך לעשות כך, משום שיש בו דברים פרטיים. ייתכן שיבקשו שתפתח מגרה נעולה, גם  זה מחוץ לסמכותם אם אתה מחזיק שם דברים פרטיים. לא לפתוח כספת. לא יומן אישי. לא כלום.

כיום יש יחידה של פקידי מס הכנסה שעושים לך לייק בפייסבוק ונהיים ”חברים“ שלך. כשתראה מישהו עושה הרבה לייקים תחשוד בו מיד. הם מתקשרים ומקליטים את השיחות. הם שואלים ממתי העסק פתוח, האם אתה מוציא קבלה וכן הלאה. לאדריכלים יש תיק עבודות מפורסם באינטרנט שמאפשר להכיר את כל הלקוחות שלהם. אחר כך פקידי המס מצליבים את המידע בפייסבוק עם הנתונים שדיווחת.

אז מה נדרש ממך?

אם אתה עוסק פטור שמחזור העסקאות השנתי שלך עד כ- 100,000 ₪ אשריך ! כל שעליך לעשות הוא לנהל כהלכה פנקס קבלות (או ספר פדיון יומי), ולתעד את ההוצאות שלך בקלסר נפרד. כן, גם עליך לוודא שלא עברת את תקרת העוסק הפטור. לקראת סוף שנה, אם תראה שאתה כמעט עובר את התקרה, שקול לצאת לחופשה עד 1 בינואר של שנה הבאה, שכך תוכל לחסוך 17,000 שקל על חשבון מע‘מ.

הדבר הולך ומסתבך כאשר אתה עוסק מורשה. הדרישות ממך משתנות לפי גובה המחזור שלך, מספר המועסקים, סוג הפעילות, צורת ההתאגדות (עצמאי או חברה)… לכן, הדבר המיידי הוא לברר אילו פנקסים עליך לנהל. דוגמא לטעות נפוצה של נותני שירותים שלא נמנים עם רשימת בעלי המקצועות החופשיים (רופאים, עורכי דין, מנהלי חשבונות וכו‘), היא שאינם מודעים שעליהם לנהל פנקס הזמנות. אי ניהול פנקס הזמנות עלול להוביל לפסילת ספרים לשנה זו ולעוד כמה שנים לאחור, הואיל ומס הכנסה סבור שאם אין לך פנקס הזמנות אז אתה ”שקרן“ ואי אפשר לסמוך על הספרים שלך. כמובן, שתמיד יש את מסע השכנוע שבו רואה החשבון מנסה לשכנע את מס הכנסה שכן ניתן לסמוך על הספרים שלך, אבל העמדה שלך תגיע מתוך מגננה, מה ששם אותך במצב לא טוב.

הברור מאליו שעליך לזכור שאין דבר כזה לקבל כסף ולא להוציא מיד קבלה ולמסור אותה ללקוח שלך. אם הלקוח שלך מסרב לקחת אותה עליך לזרוק אותה לפח. סליל נייר מגולגל בקופה רושמת הוא עילה לפסילה. הוראות ניהול ספרים נכתבו עוד לפני חוק מע‘מ (בשנת 73 נכתבו ההוראות  ובשנת 75 חוקק חוק מע‘מ). החשבונית הומצאה מאוחר יותר ולכן הקבלה חשובה מהחשבונית ואם הוצאת חשבונית באיחור נראה שיסלחו לך ולא יפסלו לך ספרים. אבל מה יקרה אם השתהית בהוצאת הקבלה ?…

אם אתה מקבל כסף בעקיפין, כגון דרך ביט, עליך להוציא קבלה מיד כשנודע לך שהכסף עבר, ולא לחכות שהכסף ייכנס לחשבון הבנק.

בחוק לצמצום השימוש במזומן, שמטרתו להפחית את האפשרות להלבין כספים, נקבע כי מס הכנסה יערוך שינויים בהוראות ניהול הספרים כדי להתאימם לרוח החוק לצמצום השימוש במזומן. מס הכנסה לא שינה את ההוראות ופרסם אותן ברשומות כפי שנדרש היה, אלא הוציא ”חוזר“. חוזר זה בסדר, אבל תוקפו? מוטל בספק. לפי החוזר יש לרדוף אחר הקבלות מהספקים שלך, לשמור אותן ולפרט כיצד שילמת- כרטיס אשראי, מזומן, צ‘ק, העברה בנקאית וכו‘. הרישום יכיל פרטים כגון מס‘ כרטיס אשראי, תאריך המחאה וכו‘. עדיין איננו יודעים איך ’לאכול‘ הוראות אלה ותוכנות הנהלת החשבונות אף הן אינן ערוכות ליישם אותן.

 עשרת הדברות:

1. גלה איזה פנקסים עליך להפיק והתמד בהם, האם עליך לספור מלאי? למד מה הדרישות הנוספות ממך?

2. צור סדרה לכל פנקס עם מספור רציף משלה. דאג שהפנקסים שלך יהיו כרוכים ואל תתלוש מהם את ההעתק. אל תמחק את המילה ’קבלה‘ מתוך פנקס ’חשבונית מס קבלה‘, כי אז תאבד את הרצף. תחת זאת הכן לך ’פנקס קבלות‘, הכן פנקס ’חשבוניות מס קבלה‘ ופנקס ’חשבוניות מס‘.

3. באם אתה עוסק פטור המשתמש בפנקס קבלות קנוי (לא מבית דפוס), דאג למספר אותו מראש, דאג שפרטיך יהיו רשומים מראש כולל המילה ע.פ (עוסק פטור), מספר עוסק פטור, שמך וכתובתך. תוכל להכין חותמת לשם כך ולהחתים את כל הפנקס למפרע.

4. רשום שם מלא של הלקוח וכתובתו. אם אתה מנהל בנוסף ספר לקוחות הכולל את הכתובת שלהם, אין צורך לרשום כתובת על כל חשבונית.

5. עליך לפרט ככל הניתן את פרטי המוצר או השירות שנתת. המילה ’שכר טרחה‘ אינה מספיקה. תחת זאת רשום ’שכר טרחה לחודש ינואר‘. במקום המילה ’ציוד משרדי‘ רשום ’מחברת דורה‘ או ’מדבקות בובספוג‘. אם נשאר מקום, עליך למחוק בקו את המקום הריק. פרט את אופן התשלום כגון: מס‘ המחאה, מס‘ חשבון בנק, סניף, תאריך פירעון וסכום. אל תתעצל ודאג לרשום הכל!

6. עליך להקפיד לרשום את הסכום לפני מע‘מ, אחוז המע‘מ, סכום המע‘מ והסכום כולל מע‘מ (כן… לעבוד פי ארבע).

7. עליך לקשר בין המסמכים השונים: בחשבונית לרשום את מספר ההזמנה. בקבלה לרשום את מספר החשבונית וכן הלאה.

8. הוצא את הקבלות בזמן. דאג למסור את הקבלות ללקוח עם הוצאתן. באם הנך נדרש לפנקס הזמנות אל תתמהמה ברישום ההזמנה.

9. באם אתה מקבל חשבונית אלקטרונית שעליה מופיעה המילה ”מסמך ממוחשב“, דאג לשמור העתק אלקטרוני שלה במחשב. באם אתה מקבל חשבונית ידנית, דאג לתיעוד המקור שלה. דאג לתיעוד כל הקבלות שקיבלת. ולשמור את התיעוד 7 שנים.

10. דאג לגיבוי יזום של הפנקסים הממוחשבים לפחות אחת לרבעון. הגן על התוכנה בעזרת התקנת אלפסק.

סוף דבר:

אל תסמוך על ההרגלים ועל מה שאנשים אומרים לך. דאג לעמוד בכל נטל ההוראות. אם ההוראות לא ישימות ניתן לבקש הקלה מפקיד השומה. כל הרוכלים בשוק שאתה רואה שלא מתקתקים בקופה-כפי הנראה קיבלו הקלה מפקיד השומה, ואין זה אומר שרוכלים לא אמורים לתקתק בקופה רושמת. יומן אינו תחליף לספר הזמנות גם אם   קוסמטיקאיות עושות כך.

ללקוחות שאינם עוסקים פטורים אמליץ לנהל את הספרים בתוכנה שמאושרת על ידי מס הכנסה, כזו הנמכרת בעלות חודשית של כמה עשרות  שקלים. עדיף למנוע חלק מהטעויות ולהישמר בבוא העת.

בעלות סמלית, אוכל להגיע לבית העסק שלך, להדריך ולבקר את הדרך שבה אתה מנהל את הספרים שלך. בדיקה זו יכולה לחסוך לך בהמשך כסף ומפחי נפש רבים.